SAF-T в България: срокове, задължения и подготовка със SelMatic ERP

Какво е SAF-T?

SAF-T идва от Standard Audit File for Tax и означава стандартен одитен файл за данъчни цели. Това е структуриран, машинночетим електронен файл, чрез който предприятията подават към приходната администрация детайлни счетоводни и бизнес данни в предварително дефиниран формат.

В България SAF-T се въвежда чрез промени в Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), обнародвани в Държавен вестник, бр. 26 от 27.03.2025 г. Целта е данъчният контрол да стане по-дигитален, по-автоматизиран и по-базиран на структурирани данни, вместо на разнородни справки, файлове и ръчни проверки.

За бизнеса това означава, че качеството на данните в ERP, счетоводните и складовите системи ще стане критично. SAF-T няма да бъде просто „още един отчет“, а процес, който изисква синхрон между счетоводство, продажби, покупки, складови движения, плащания, номенклатури и контролни механизми.

Защо SAF-T е важен за бизнеса?

Въвеждането на SAF-T премества фокуса от периодично обобщено деклариране към подаване на много по-детайлни и стандартизирани данни. Това има пряко отражение върху вътрешните процеси, качеството на въвеждане на документи, начина на работа със сметкоплана, данъчните кодове, контрагентите и стоковите номенклатури.

Основни бизнес ефекти

• По-високи изисквания към качеството на данните: некоректни контрагенти, липсващи данъчни кодове, непълни номенклатури или несъответствия между склад и счетоводство могат да доведат до грешки във файла.
• Необходимост от интегрирани системи: когато продажбите, покупките, складът и счетоводството са в различни системи, рискът от несъответствия и ръчна обработка се увеличава.
• Повече оперативен контрол: фирмите ще трябва да валидират данните преди подаване, а не чак при ревизия или проверка.
• Стратегическа роля на ERP системата: ERP платформата ще бъде основният източник на структурирани данни за SAF-T и основен инструмент за автоматизация на процеса.

Срокове: кога за кои фирми влиза в сила SAF-T?

Въвеждането на SAF-T в България е планирано поетапно в периода 2026–2030 г. Обхватът зависи от категорията на предприятието по Закона за счетоводството и от определени финансови показатели за предходни периоди.

Важно: Категорията на предприятието се определя по Закона за счетоводството, а конкретното задължение зависи от законовите критерии и приложимите преходни разпоредби. Компаниите следва да потвърдят статуса си със счетоводител, данъчен консултант или юрист.

Какво точно ще се очаква от фирмите?

Задължените лица ще трябва да генерират и подават SAF-T файл в утвърдения от НАП формат. Данните трябва да бъдат структурирани така, че да позволяват автоматизирана проверка, анализ и съпоставка от приходната администрация.

Основни типове SAF-T отчети

• Месечен SAF-T отчет: включва счетоводни данни, данни от документи за покупки и продажби, контрагенти, плащания и други структурирани данни. По общото правило, заложено в чл. 71к, ал. 1 от ДОПК, месечният SAF-T файл се подава до края на месеца, следващ отчетния. При последващи нормативни промени фирмите трябва да следят актуалните указания на НАП.
• Годишен SAF-T отчет: включва информация за дълготрайните активи, наличности, движения и начислени счетоводни и данъчни амортизации. Срокът е свързан със срока за подаване на годишната данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО.
• SAF-T отчет при поискване: предоставя информация за материалните запаси, включително наличности и движения, когато бъде поискан от органите на НАП.

Какви данни трябва да бъдат подготвени?

• Идентификационни данни: данни за дружеството, данъчен период, валута, информация за софтуера и други реквизити.
• Сметкоплан и счетоводни записи: главна книга, хронологични записи, счетоводни сметки, връзки към документи и периоди.
• Продажби и покупки: фактури, кредитни и дебитни известия, редове по документи, стойности, данъчни кодове и контрагенти.
• Плащания: входящи и изходящи плащания, начин на плащане, връзка с документи и контрагенти.
• Контрагенти: клиенти, доставчици, ЕИК/ДДС номера, адреси и други идентификационни данни.
• Стоки и услуги: номенклатури, артикули, мерни единици, продуктови кодове и складови движения.
• Дълготрайни активи: придобиване, амортизации, движения, отписване и данъчно третиране.
• Материални запаси: наличности, движения, складове, партиди, серийни номера и други проследими характеристики, когато са приложими.

Какво означава това оперативно?

Фирмите няма да могат да разчитат само на финална експортна функционалност в последния момент. Необходимо е данните да са правилно въведени още на ниво ежедневни операции — продажба, покупка, плащане, складова транзакция, корекция, производство или счетоводно осчетоводяване.

Какви действия трябва да предприемат фирмите като подготовка?

Успешната подготовка за SAF-T трябва да се разглежда като проект за data readiness, процесна оптимизация и ERP конфигурация, а не само като технически експорт на XML файл.

1. Определете дали и кога попадате в обхвата

• Проверете категорията на предприятието по Закона за счетоводството.
• Проверете нетните приходи от продажби за релевантните години.
• Проверете размера на платените данъци и осигурителни вноски към НАП за съответните периоди.
• Документирайте очакваната година на първо задължение — 2026, 2027, 2028, 2029 или 2030.

2. Направете одит на данните в ERP и счетоводните системи

• Прегледайте качеството на клиентските и доставчиците номенклатури.
• Проверете дали сметкопланът, данъчните кодове и счетоводните записи са достатъчно структурирани.
• Идентифицирайте липсващи или непълни полета, които могат да попречат на валиден SAF-T експорт.
• Проверете дали складовите движения са синхронизирани със счетоводните операции.

3. Картографирайте данните към SAF-T структурата

• Определете от кои модули и справки ще се извлича информацията за всяка секция на SAF-T файла.
• Съпоставете вътрешните номенклатури с изискваните от НАП кодове и формати.
• Изяснете как ще се третират специфични операции: аванси, сторно документи, кредитни известия, вътрешни движения, комплекти, промоции, партиди и серийни номера.

4. Въведете контролни правила в оперативните процеси

• Настройте задължителни полета за ключови реквизити.
• Дефинирайте правила за проверка на контрагенти, ДДС номера, мерни единици и данъчни режими.
• Създайте процес за регулярна вътрешна проверка преди края на отчетния период.
• Ограничете ръчните корекции без проследимост и без ясна счетоводна логика.

5. Планирайте тестове и обучение

• Проведете тестово генериране на данни преди първия реален отчетен период.
• Обучете счетоводния, финансовия, складовия и търговския екип как ежедневните операции влияят върху SAF-T файла.
• Създайте вътрешен календар за месечни проверки и подаване.
• Определете отговорници за техническата, счетоводната и управленската част на процеса.

SAF-T в контекста на SelMatic ERP

SelMatic ERP е водеща и утвърдена българска ERP система, създадена за управление на търговски, складови, счетоводни, CRM, BI, производствени и омниканални процеси. Системата поддържа управление на продажби, складови наличности, WMS процеси, електронна търговия, продуктови номенклатури, финансови и счетоводни справки, както и интеграции с външни системи.

Именно тази интегрирана архитектура е ключова при подготовка за SAF-T, защото голяма част от изискваните данни възникват в ежедневната работа на различни отдели — продажби, покупки, склад, финанси, счетоводство и управление.

Как SelMatic ERP подпомага подготовката за SAF-T?

• Единна база данни за бизнес процесите: намалява риска от разминаване между продажбени, складови и счетоводни данни.
• Проследимост на документи и операции: подпомага анализа на транзакции, плащания, контрагенти и движения.
• Складова детайлност: WMS функционалностите, партиди, серийни номера, мерни единици и наличности са важни за отчетност при поискване за материални запаси.
• Счетоводни справки и контрол: SelMatic ERP предоставя финансова и счетоводна информация в реално време, включително справки като главна книга, оборотна ведомост, дневник на сметка и хронологична ведомост.
• Автоматизации и правила: възможността за параметризиране и автоматизиране на процеси ограничава човешки грешки и подпомага въвеждането на задължителни контролни точки.
• Интеграции: връзките с онлайн магазини, куриери, EDI, счетоводни решения и други външни системи са важни за компаниите с омниканални продажби и комплексна информационна среда.

Примерен подход за клиенти на SelMatic ERP

1. Проверка на обхвата: определяне на годината, от която предприятието попада в SAF-T задължение.
2. Анализ на данните: преглед на контрагенти, артикули, складове, сметки, плащания и документи.
3. Конфигурация: настройване на необходимите полета, правила и номенклатури в SelMatic ERP.
4. Тестова генерация: проверка на SAF-T структурата и идентифициране на липсващи или некоректни данни.
5. Процесна оптимизация: обучение на екипите и въвеждане на регулярна месечна проверка.
6. Оперативна готовност: преминаване към реален цикъл на генериране, контрол и подаване.

Какви са рисковете при отлагане?

Отлагането на SAF-T подготовката може да създаде сериозни оперативни и регулаторни рискове. Най-честите проблеми няма да са само технически, а ще произтичат от непълни данни, липса на синхрон между системите и неясна отговорност между отделите.

• Невалиден или непълен файл: грешки в структурата, липсващи полета или неправилни кодове могат да доведат до отхвърляне.
• Ръчна обработка под напрежение: ако данните не са подготвени навреме, екипите могат да бъдат принудени да правят ръчни корекции в кратки срокове.
• Разминаване между системите: различни източници на данни без интеграция увеличават риска от несъответствия.
• Санкционен риск: неподаване или подаване извън срока може да доведе до имуществена санкция съгласно приложимите разпоредби.
• Загуба на управленска видимост: липсата на процесен контрол затруднява проследяването на причините за грешки.

Практически чеклист за подготовка

Използвайте следния чеклист като отправна точка за вътрешна подготовка:

• Определена е годината, от която фирмата попада в обхвата на SAF-T.
• Проверена е категорията на предприятието по Закона за счетоводството.
• Идентифицирани са всички системи, които съдържат данни за SAF-T.
• Проверени са контрагенти, ЕИК, ДДС номера, адреси и данъчни реквизити.
• Проверени са артикули, услуги, мерни единици, складове, партиди и серийни номера.
• Проверен е сметкопланът и връзката му с оперативните документи.
• Проверени са плащанията и връзката им с фактури и контрагенти.
• Планиран е тестов SAF-T експорт.
• Назначени са отговорници за данните, счетоводния контрол и техническата поддръжка.
• Планирани са обучения за екипите, които въвеждат или обработват данни.

Често задавани въпроси за SAF-T

Заключение: SAF-T е проект за данни, процеси и ERP готовност

SAF-T ще изисква от фирмите не само да подават нов файл, а да управляват данните си с по-високо ниво на точност, проследимост и автоматизация. Най-добре подготвени ще бъдат компаниите, които започнат навреме, проверят информационната си среда и използват ERP система като стратегически инструмент за регулаторно съответствие.

SelMatic ERP е естествена основа за този преход, защото обединява ключови бизнес процеси в една платформа — продажби, склад, счетоводство, CRM, BI, електронна търговия и интеграции. С новия SAF-T модул SelMatic ще подпомогне клиентите си да посрещнат регулаторните изисквания по по-структуриран, контролиран и устойчив начин.