Този сайт използва "бисквитки" за проследяване на посещенията, оптимизиране на функционалностите и предлагане на подходящо съдържание и реклами.

e-mail: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.

Какви са стъпките при внедряване на ERP системата?

Установяване на потребностите и индикативна оферта

Бизнес консултантите на Селматик ЕООД осъществяват безплатно предварително консултиране, изразяващо се в провеждането на работни срещи за установяване на основните потребности на потенциалния клиент, както и на очакваната оптимизация при внедряване на ERP системата.

Изготвя се индикативна оферта, която описва предлаганото решение и неговия очакван бюджет. Индикативната оферта може да се счита за своеобразен идеен проект и неговата оценка.

При очертаване обхвата на проекта и предоставяне на информация за бюджета му мениджмънтът на клиентската организация може да вземе информирано решение за избор на доставчик на Системата за управление на бизнеса.

Следващата стъпка е да се навлезе систематично във всеки един детайл чрез създаването на подробен Проект за внедряване, който да превърне в предмет на последващ Договор за внедряване.

Юридически двата последващи етапи са оформени като Предварително споразумение за изработка на подробен проект и едва след това Договор за внедряване, предмета на който е да се създаде, настрои и внедри продукта, описан в Проекта създаден на предходната стъпка.

Предварително споразумение

Проектът започва със сключване на Предварително споразумение, по силата на което Селматик ЕООД се задължава да изработи със съдействието на потенциалния клиент подробен Проект за внедряване, който включва подробно функционално описание на всичко необходимо за осъществяване на проекта, крайните срокове и окончателната цена.

Членове на екипа

Като първа крачка от Проекта се определя Управителен комитет (на английски Steering committee). Членовете на управителния комитет се определят от ръководствата на клиента и Селматик ЕООД.

Главните задачи на Управителния комитет на проекта са да:

  • управлява и наблюдава реализацията на проекта на стратегическо ниво
  • да проверява съответствието на проекта с предварително установените цели
  • и
  • да го запази в предварително установения обхват, цена и срок.

При възникването на нужда от промени в проекта, те първо трябва да бъдат представени и приети с консенсус от Управителния комитет. Управителният комитет излъчва работни групи и избира експерти, които да бъдат ключовите потребители на системата за управление на бизнеса.

Самият проект се управлява от двама Мениджъри на проекта – един от страна на клиента и един от страна на Селматик. Двамата мениджъри на проекта отговарят за проекта пред Управителния комитет и пред съответната фирма. Всеки един от тях е длъжен да представя на Управителния комитет редовни отчети за текущото състояние на реализацията на проекта и неговия прогрес в съответствие с Графика на проекта и неговия Бюджет, както и всякаква друга информация нужна за точната оценка на състоянието на Проекта.

Проектиране

Самият етап на проектиране се осъществява между излъчени от клиента ключови потребители и консултант(ите) на Селматик. Ключовите потребители са тези, които дефинират какви са потребностите на фирмата, описват как се работи в момента и са упълномощени да взимат решение за изменения (с цел подобрение) в начина на работа на фирмата. Именно те са хората, които взимат решенията как ще работи новата система.

Систематично се преминава през всеки един процес, като в писмения Проект за внедряване се описва всяка една стъпка от процеса; консултантите на Селматик демонстрират процесите директно със SelMatic ERP и всеки одобрен екран или прототип се снима и поставя в проекта.

В края на етапа:

  • Ключовите потребители знаят точно какво ще прави новата система – отговаря се на въпроса КАКВО.
  • Въз основа на подробния проект се съставя и подробен график на проекта, включващ сроковете и отговорностите и на клиента и на Селматик – отговаря се на въпроса КОГА.
  • След „какво“ и „кога“ вече може да се каже и КОЛКО. Селматик предоставя окончателната оферта, в която са отразени всички детайли на подробния проект.

Ръководството на клиентската организация чрез представителите си в Управителния комитет следва да одобри окончателния Проект (т.е. Функционалното описание, Срок и Цена).

Ако те бъде одобрени се пристъпва към следващата крачка – Внедряване.

Внедряване

Целта на Договора за внедряване е да се изпълни дефинираното във Функционалното описание, в сроковете описани в Графика на проекта за сумата в окончателната оферта.

Стъпките на този етап обикновено са:

  • Настройване на продукта спрямо Проекта
  • Преработка, разширение и подобрение на номенклатурите на клиента (ако е предвидено в Проекта)
  • Изработката на всички нестандартни и несъществуващи функционалности

При достигане на нужната степен на завършеност на Проекта от страна на Селматик се започва поетапното приемане на продукта от ключовите потребители:

  • SelMatic ERP се инсталира на работните места на ключовите потребители
  • Преминава се през Проекта и всяка функция и процес се демонстрират на ключовите потребители
  • Провежда се обучение на ключовите потребители
  • Всеки отделен процес се приема, когато е готов и изпълнява поставените в Проекта изисквания.

Когато всички процеси бъдат приети се пристъпва към следващите стъпки.

ERP системата се инсталира на всички работни станции.

Извършва се обучение на крайните потребители.

Добрата практика показва, че е най-добре крайните потребители да бъдат обучени от Ключовите потребители или от специални Обучаващи, каквато длъжност или роля обикновено имат всички фирми с множество обекти. Ако се приеме тази практика, първо се обучават Обучаващите, които от своя страна обучават крайните потребители. По време на първите обучения Обучаващите се подкрепят от служител(и) на Селматик, докато достигнат нужното ниво на рутина и познания. Стратегическата полза за клиента от тази схема е, че знанията за работа със системата остават вътре в самата фирма, което позволява замяната и обучението на нови служители в магазините, където обикновено има текучество на персонала.

Алтернативно обучението на крайните потребители може да се извърши и от служител(и) на Селматик.

Обикновено непосредствено след приемане на продукта като Годен за въвеждане в експлоатация следва и реалният старт или реалното Въвеждане на продукта в експлоатация.

Въвеждането в експлоатация може да се предхожда от Продуктивен тест, в който системата се въвежда в експлоатация само в един или няколко обекта обикновено, без да се спира работата със стария продукт, така че да се провери пригодността на SelMatic ERP с минимални рискове за бизнеса.

Самото въвеждане в експлоатация винаги е свързано със зареждането на началните салда като наличности, себестойности и задължения. Тези начални салда се зареждат по план, който е предварително уточнен – обикновено чрез реална Ревизия или чрез експорт от старата система и импорт в SelMatic ERP.

От деня на въвеждане на системата в експлоатация стартира и задължителната едногодишна поддръжка на системата.

В продължение на един месец от продуктовия старт консултантите на Селматик и ключовите потребители на клиента следят всеки един процес и всички създавани документи изключително внимателно. В случай на нужда се извършват евентуални пренастройки на системата. Евентуални нововъзникнали потребности се договарят и при необходимост изработват и заплащат допълнително. В крайна сметка в рамките на първия месец се изпълнява финален реален тест на целия Проект.

Срок за реализация

Както вече стана ясно, точният срок за реализация на проекта се уточнява в края на етапа на Проектиране.

Обичайно проектът може да се реализира за срок от 4 до 6 месеца, считано от момента на подписване на Предварителното споразумение до деня на Въвеждане на продукта в експлоатация.

Реалният срок изключително много зависи от клиента и неговата ангажираност с изпълнение на Проекта.

Описаната по-горе методология и начин на работа е интелектуална собственост на Селматик ЕООД и не може да бъде ползвана и копирана без изричното съгласие и разрешение на Селматик ЕООД.

Google+